阶段一
沟通前
目标：让对方在第一次沟通时就能判断这件事能不能接。
- 项目背景与目标场景 一句话说明活动或空间要解决什么问题，是新品发布、内部动员还是门店陈列调整。
- 项目所在城市与场地类型 写清城市、场地名称或场地性质，便于对照覆盖区域与场地条件。
- 期望时间范围 给出大致月份或周次即可，不必精确到日，但需要说明是否有不可移动的节点。
合作准备：把需求简报和材料清单先理清楚
三阶段准备清单
三个阶段不是审批关卡，而是资料逐步补齐的顺序。每完成一个阶段，下一步沟通需要确认的内容会更少。
阶段二
方案前
目标：把范围、预算区间和审批路径说清楚，避免方案反复调整。
- 场地资料与进出场条件 平面图、通道宽度、卸货位置、电力与搭建撤场窗口，缺哪项先标注出来。
- 时间预算与内部审批链 说明从立项到执行的可用周期，以及谁签字、需要几轮审批。
- 物料与素材要求 列出已有物料、需要制作的物料，以及品牌素材的使用授权情况。
阶段三
执行前
目标：让现场协作有据可依，验收标准提前对齐。
- 现场对接人与联系方式确认方式 明确双方各一名现场负责人，以及当天用什么方式联络。
- 验收说明与记录方式 提前约定验收看哪些项、由谁记录、记录保存在哪里。
- 变更窗口与暂停规则 确认材料替换、时间调整的最晚提出时点，避免临场改动。
需求简报字段
需求简报不需要写成长文档，六项字段填完整就够用。字段顺序按沟通时的提问顺序排列。
- 项目背景
- 这次活动的由来、面向的人群，以及希望现场传达的核心信息。
- 目标场景
- 活动、陈列还是体验流程，以及场景发生在室内、室外还是混合场地。
- 场地信息
- 城市、场地名称、面积、层高、进出场条件，以及是否已有场地合同。
- 时间预算
- 期望执行时间、内部审批周期和可调整的弹性范围。
- 物料要求
- 已有物料清单、需要协调制作的物料，以及品牌素材的授权状态。
- 审批路径
- 谁负责拍板、需要经过哪些部门、每一轮确认大概需要多久。
内部审批与对接安排
四步把内部流程和外部对接接上，减少信息在中间环节丢失。
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01
确定项目对接人
指定一名能代表需求方拍板日常事项的对接人，避免多头沟通导致口径不一致。
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02
确认审批链
把审批环节和每环节的决策人写进简报，方案确认时按这条链走，不临时加签。
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03
约定沟通节奏
确定固定同步频率和每次同步要确认的事项，把口头沟通沉淀成可查的记录。
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04
建立阶段记录
从第一次沟通开始记录确认结论、待办事项和责任人，作为后续验收的参照。
准备过程中遇到资料缺失或规则不清的地方，可先查看 注意事项 中的场地与材料规则，再与项目对接人确认。
准备事项问答
准备阶段常被问到的四个问题，答案与站内其他页面的说明保持一致。